راهنمای تهیه شرح شغل برای مدیران فروش

تهیه شرح شغل

بسیاری از مدیران فروش برای تصمیمات استخدامی خود از شرح‌های شغلی استفاده می‌کنند (که اغلب از نفر قبلی به آن‌ها رسیده است). شرح شغل ، که عموماً مسئولیت‌ها و انتظارات مربوط به یک موقعیت شغلی خاص را نشان می‌دهد، مفید است اما فقط تا حدودی. با این‌حال، ویژگی‌های فردی که قرار است آن مسئولیت‌ها و انتظارات را انجام دهد در شرح شغل در نظر گرفته نمی‌شوند. برای ارزیابی و گزینش مؤثر متقاضیان، نخست باید با شناسایی ویژگی‌های بهترین کارکنان دست به تهیه شرح شغل بزنید.

هر سازمان فروش متفاوت از دیگری است؛ بنابراین، ویژگی‌های موردنظر شما منحصربه‌فرد خواهند بود. بااین‌حال، پنج معیار اساسی وجود دارند که می‌توانید در ساختار شرح شغلی خود به کار ببرید. این معیار‌ها همراه با ویژگی‌های مربوطه در زیر فهرست شده اند.

معیار‌های تهیه شرح شغل

۱. تجربه کاری

  • سابقه شغلی ثابت
  • تجربه فروش قبلی
  • سابقه موفقیت

۲. عملکرد قبلی

  • مسئولیت مستقیم عملکرد
  • پیگیری سابقه نتایج
  • ترفیع شغلی
  • موفقیت در فعالیت‌های غیر مرتبط با کار

۳. مهارت‌ها

  • برقراری ارتباط
  • هوش تجاری
  • مشتری‌یابی
  • ایجاد روابط
  • برنامه‌ریزی تماس
  • مهارت‌های پرسش‌گری (برای شناسایی نیازهای مشتری)
  • مهارت‌های ارائه مطلب
  • فائق شدن بر شکایات
  • مذاکره
  • جلب تعهد

۴. خصوصیات فردی

  • رقابت‌جو
  • باانگیزه
  • دارای نگرش مثبت
  • انعطاف‌پذیر (توان مدیریت عدم پذیرش)
  • وجدان کاری قوی
  • داوری
  • درستکار

۵. تحصیلات

  • سطح مطلوبی از تحصیلات رسمی
  • معدل قابل‌قبول
  • فعالیت‌های فوق‌برنامه
  • برنامه‌های آموزشی و تحصیلی دیگر

پیش از شروع فرآیند استخدام مدیر فروش، باید شرح شغلی مناسبی تهیه کنید. اگر این مرحله را نگذرانید به‌احتمال زیاد استخدام را بر اساس غریزه درونی انجام می‌دهید. احساس درونی باعث می‌شود تقریباً در همه موارد، به داوطلبی که به نظرتان دوست‌داشتنی‌تر می‌آید تمایل پیدا کنید. دوست‌داشتنی بودن ویژگی باارزشی است اما تنها عامل پیش‌بینی‌کننده موفقیت در نقش فروش نیست.

مدیر فروش تاثیرگذار

دانلود PDF

ارسال لینک دانلود به :

ایجاد فهرستی از مهارت‌های مطلوب و خصوصیات شخصی

ایجاد فهرست اولویت‌بندی شده مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی مفید است. این کار کمک خواهد کرد روی متقاضیانی تمرکز کنید که دارای ویژگی‌های لازم برای موفقیت در سازمان هستند. در طول فرآیند استخدام، مدیران فروش باید آگاه باشند که خصوصیاتی که به‌عنوان مهارت تعریف می‌شوند قابل‌آموزش باشند، درحالیکه خصوصیاتی که تحت عنوان ویژگی‌های فردی می‌شناسیم این‌گونه نیستند. هنگام ارزیابی متقاضیان این تمایز را در نظر داشته باشید؛ مثلاً، فردی که انعطاف‌پذیر است و وجدان کاری قوی دارد ممکن است از کسی که انعطاف‌پذیر نیست اما در مهارت‌های موردنظر شایستگی دارد پتانسیل بیشتری داشته باشد.

باید بر اساس ویژگی‌هایی که در بهترین کارکنانتان وجود دارند (یا ندارند) معیار‌های خودتان را ایجاد کنید. ایده این کار به‌این‌ترتیب است که نظر فعلی خود درباره تصورات موجود از فروشندگان ستاره را به چالش بکشید تا ببینید آیا ویژگی‌های شرح شغل پدیدار می‌شوند یا نه.

مثلاً، ممکن است فرض را بر این بگذارید که متقاضیان باید تجربه‌‌ای در این صنعت داشته باشند – و ممکن است نظر درستی هم باشد. اما، توجه کنید که آیا فروشندگان ستاره‌ای در تیم خود دارید که بدون تجربه در صنعت مشابه به شما مراجعه کرده‌ و به‌سرعت کار را یادگرفته باشند؟ اگر چنین است شاید فرضی که در نظر گرفته‌اید دیگر کارکرد ندارد و بی‌مورد در بانک اطلاعاتی متقاضیان محدودیت ایجاد کند.

شرح شغل دو مزیت دارد. یک، به شما امکان می‌دهد متقاضیان را نسبت به یکدیگر بهتر ارزیابی کنید. دو، به شما امکان می‌دهد کل فرآیند استخدام را، مخصوصاً در مراحل آخر، آگاهانه و به‌طور اثربخش مدیریت کنید. تقریباً در تمامی موارد، مدیران فروش مجبور خواهند بود پیش از ارائه پیشنهاد کار، متقاضیان را جهت بررسی پیش مدیر خود و یا منابع انسانی بفرستند. اگر شما به وظیفه خود در تهیه معیارهای انتخاب عمل کنید، تیم منابع انسانی نیز دید بهتری از نحوه محدودکردن انتخاب‌ها و نحوه ارزیابی هر متقاضی توسط شما پیدا خواهد کرد. کانون ارزیابی و توسعه هم می‌تواند به شما در این مسیر کمک کند.

توجه داشته باشید که بهترین متقاضی‌ها بسیاری از ویژگی‌های موردنظر را دارند اما به‌ندرت کسی پیدا می‌شود که همه‌ی آن‌ها را با هم داشته باشد. حتی اگر فکر می‌کنید همین حالا هم می‌دانید فروشندگان برتر شما چه ویژگی‌هایی دارند، باز هم این مرحله مهم را از قلم نیندازید زیرا شناسایی این ویژگی‌ها در شرح شغل به شما کمک خواهد کرد رزومه‌ها را گزینش کرده و مصاحبه‌های موفقیت‌آمیزی انجام دهید.

مصاحبه شغلی

ایجاد بانک اطلاعاتی متقاضیان

در جایگاه مدیر، باید مدام در وضعیت استخدام به سر ببرید. مربیان فوتبال کالج را در نظر بگیرید که تقریباً به همان اندازه که برای مربیگری وقت می‌گذارند برای به خدمت گرفتن بازیکنان جدید وقت صرف می‌کنند. به این دلیل که انها می دانند اگر اول استعداد مناسب را شناسایی کنند مربیگری‌ به‌مراتب راحت‌تر خواهد شد.

دو محرک عمده در استخدام وجود دارد: رشد شرکت و ورود و خروج کارکنان. موفقیت در بازارهای موجود، گسترش در بازارهای جدید و پیشنهادهای جدید معمولاً بزرگ‌ترین اثرات را بر رشد تعداد کارکنان می‌گذارند و اغلب در برنامه‌ریزی کسب‌وکار لحاظ می‌شوند. در این مورد، مدیران فروش از این فرصت را دارند که برای افزایش تعداد فروشندگان از پیش برنامه‌ریزی کنند.

در سازمان‌های فروش معمولاً ورود و خروج کارکنان بالا است؛ یعنی هر لحظه ممکن است یکی از فروشندگان خود را از دست بدهید. اگر سازمان شما  ۱۵تا ۲۰ درصد نرخ ورود و خروج کارکنان دارد و یک تیم ده نفره دارید می‌توان انتظار داشت که هرسال باید یک تا دو نفر را جایگزین کنید.

اگر منتظر بمانید تا یک نفر از سازمان برود و جای خالی ایجاد شود و بعد دنبال داوطلب استخدام بگردید از هم‌اکنون در معرض خطر یک تصمیم ضعیف و نامطلوب قرار دارید زیرا آن زمان برای پر کردن موقعیت شغلی خالی تحت‌فشار خواهید بود. بنابراین، همیشه باید آماده باشید تا یک فرد عالی دیگری را استخدام کنید.

اگر از قبل اماده باشید و فهرست جامعی از افراد و منابع تهیه کنید، وقتی یکی از فروشندگان شرکت را ترک کند در موضع قوی‌تری خواهید بود. در اینجا چهار روش برای ساخت شبکه قدرتمندی از متقاضیان بالقوه‌ی باکیفیت ارائه می‌شود.

  • هنگام حضور در رویدادهای صنایع مرتبط و نمایشگاه‌های تجاری ارتباطات خود را توسعه دهید.
  • از مشتریان، تأمین‌کنندگان و افراد حرفه‌ای داخل سازمان خود به‌عنوان منابع ارجاع استفاده کنید.
  • در وبسایت لینکدین با شرکت در گروه‌های گفتگو مخاطبین خود را توسعه دهید (مشتریان، شرکا، همکاران و …).
  • از لینکدین برای ایجاد بانک اطلاعاتی متقاضیان استفاده کنید. (

ایجاد بانک اطلاعاتی متقاضیان به ساخت منبع عظیمی از مخاطبین برمی‌گردد. در طول زمان، شبکه‌ی شما می‌تواند به منبع اصلی ایجاد علاقه در فرصت‌های شغلی‌تان تبدیل شود. مخاطبین ممکن است شما را به متقاضیان شایسته‌ی دیگری ارجاع دهند یا خود نسبت به موقعیت شغلی مورد نظر ابراز علاقه‌ کنند. (به یاد داشته باشید اینکه فروشندگانِ بااستعداد فعالانه به دنبال شغل‌های جدید نیستند به این معنی نیست که اگر فرصت مناسب پیش بیاید به فکر ایجاد تغییر نمی‌افتند.)

بیایید به سراغ ارقام برویم و ببینیم برای استخدام یک فروشنده‌ی عالی به چند متقاضی نیاز خواهید داشت. برای داشتن سه تا پنج متقاضی واجد شرایط معمولاً به ۱۵ تا ۲۰ متقاضی علاقه‌مند در پایپلاین استخدامی خود نیاز خواهید داشت. می‌توانید در طول مصاحبه‌های تلفنی این متقاضیان علاقه‌مند را به‌سرعت بررسی کنید و به سه تا پنج متقاضی واجد شرایط برسید. توصیه می‌کنیم برای هر موقعیت شغلی خالی دست‌کم با سه متقاضی واجد شرایط مصاحبه کنید (حضوری). تعداد بیشتر بهتر خواهد بود اما اگر می‌خواهید سریع پیش بروید ممکن است عملی نباشد.

گزینش رزومه‌ها

وقتی در وضعیت استخدامی فعال قرار دارید و شروع به دریافت رزومه‌ می‌کنید، باید این روزمه‌ها را براساس شرح شغلی که در نظر دارید گزینش کنید. هدف از «گزینش رزومه» حذف متقاضیان فاقد شرایط و انتقال بیشترین تعداد ممکن به مرحله بعد (مصاحبه تلفنی) است. توجه: در بسیاری از سازمان‌ها ممکن است گزینش رزومه (و سایر امور استخدامی) توسط منابع انسانی انجام شود.

چگونه می‌توان فرآیند گزینش رزومه را سرعت بخشید؟ علاوه بر حذف متقاضیان فاقد شرایط، به دنبال یکی از موارد زیر باشید که مانند یک چراغ قرمز به  شما هشدار می‌دهند:

  • شکاف در اطلاعات. ممکن است درباره‌ی درستکاری یا «واقعیت‌های مخفی» سؤالاتی ایجاد کند.
  • رزومه‌ی کیفیت پایین. ممکن است نبود علاقه، محرک، پشتکار و حتی عادت‌های کاری پرسش‌برانگیز را نشان دهد.
  • پرش شغلی (چهار شغل یا بیشتر در طول چهار سال). ممکن است نشان‌دهنده‌ی ناشکیبایی، عملکرد پایین یا نداشتن مسیر شغلی توسط فرد باشد.
  • اشتغال طولانی‌مدت (بیش از سه سال) در یک موقعیت شغلی (بدون هیچ‌گونه پیشرفت مشخص). این مورد ممکن است به خود خوشنودی، نبود محرک، سطح بالای رفاه و اشکال در ایجاد تغییر موفقیت‌آمیز اشاره داشته باشد.

مصاحبه‌ی‌ تلفنی

پس از بررسی رزومه‌ها، برای مصاحبه‌های تلفنی آماده می‌شوید. برای هر متقاضی نباید بیشتر از ۱۵ دقیقه وقت بگذارید. این فقط نوعی گفتگوی سریع است تا ببینید آیا به انجام مصاحبه‌ی مفصل‌تر با این متقاضی تمایل دارید یا نه. با در نظر داشتن این نکته، در آغاز تماس چارچوب زمانی را به‌طور واضح به اطلاع متقاضی برسانید. می‌توانید چیزی شبیه به این بگویید: «این گفتگوی مقدماتی است برای همین می‌خواهم از شما کمی بیشتر بدانم و فقط حدود ۱۰ تا ۱۵ دقیقه از وقت شما را خواهم گرفت».

گاهی اوقات ممکن است در طول مصاحبه تلفنی به فکر پرسیدن سئوالات بیشتری بی‌افتید. از این کار خودداری کنید و در عوض یادداشت بردارید. اگر تصمیم گرفتید از شخص بخواهید برای مصاحبه بیاید، می‌توانید از آن سؤال‌ها برای هدایت بحث خود استفاده کنید.

در برخی موارد، متقاضی هم می‌خواهد سؤالاتی از شما بپرسید. بر گفتگو کنترل داشته باشید و به متقاضی اجازه ندهید با شما مصاحبه کند. اگر متقاضی می‌خواهد مثلاً درباره سبک مدیریتی یا فرهنگ فروش شما بداند، دوباره اعلام کنید که این تماس صرفاً یک گفتگوی مقدماتی است. مثلاً می‌توانید بگویید: «از پرسش‌هایی که مطرح می‌کنید سپاسگزارم. اگر به مصاحبه‌ی حضوری رسیدیم فرصت را مغتنم خواهم شمرد و با شما دراین‌باره گفتگویی خواهم داشت».

اگر متوجه شدید در حال صحبت با کسی هستید که واقعاً جالب‌توجه یا مطلوب است ممکن است وسوسه شوید تا مکالمه را بیشتر از ۱۵ دقیقه طول بدهید. بااین‌حال، تعامل طولانی‌تر را باید برای ملاقات حضوری نگه‌دارید که طی آن قادر خواهید بود جزئیات بیشتری از مهارت ارائه‌ی مطلب‌ و زبان بدن فرد جمع‌آوری کنید. این اشتباه را مرتکب نشوید که فکر کنید فقط با یک مصاحبه تلفنی شخص مناسب شغل را پیداکرده‌اید. شما هرگز نمی‌دانید فرآیند استخدام چگونه پیش خواهد رفت، بنابراین، از فرآیند منحرف نشوید و از وقت به‌طور مؤثر استفاده کنید.

چند نکته دیگری که باید هنگام انجام مصاحبه‌های تلفنی در نظر داشته باشید به قرار زیر است:

  • با دقت گوش دهید. اگر بیش‌ازحد حرف بزنید اطلاعات کافی از شخص به دست نخواهید آورد تا بتوانید متقاضی را به‌طور مؤثر بررسی کنید.
  • شیوایی بیان و متقاعدکنندگی متقاضی را ارزیابی کنید. شما دارید برای موقعیت فروش استخدام می‌کنید، پس باید دنبال فردی باشید که پشت تلفن ارائه‌ی خوبی داشته باشد.
  • یک یا دو چیز مثبت درباره موقعیت شغلی بگویید و این‌که چرا فکر می‌کنید فرصت شغلی مذکور جذاب است. بسیاری از متقاضیانِ مطلوب چندین گزینه پیش روی خود دارند، پس کمی وقت ‌بگذارید و علاقه ایجاد ‌کنید. بااین‌حال، در
  • درباره خوبی‌های فرصت شغلی بیش‌ازحد وقت صرف صحبت نکنید. به یاد داشته باشید هدف اصلی تماس تلفنی دانستن اطلاعات بیشتر از متقاضی است

تهیه شرح شغل

مصاحبه حضوری

مصاحبه حضوری (یا ژرف‌کاوانه) فرصتی در اختیارتان قرار می‌دهد تا برداشت عمیق‌تری از متقاضی به دست آورید و سؤالاتی بپرسید تا متوجه شوید آیا او با ویژگی‌های شرح شغلی شما تناسب دارد یا نه. متأسفانه، بسیاری از مدیران مرتکب اشتباه پرسیدن سؤالات تلقینی در مصاحبه می‌شوند. مثلاً، ممکن است بگویید: «ما درواقع دارای نوعی فرهنگ تیم‌محور هستیم. آیا شما بازیکن تیمی هستید؟» این پرسش به شکل واضحی تلقینی است. تقریباً هر کسی آن‌قدر می‌داند که در پاسخ بگوید: «بله من بازیکن تیمی فوق‌العاده‌ای هستم!» به‌این‌ترتیب نمی‌توانید برداشت موثقی از فرد داشته باشید و برای گرفتن تصمیم درست اطلاعات مناسبی در اختیار نخواهید داشت.

مؤثرترین سؤال‌ها آن‌هایی هستند که مبتنی بر رفتارند. اینگونه پرسش‌ها با متمرکز ساختن سؤال‌های شما بر رفتارهای خاصی که با آن ویژگی‌ها منطبق هستند به شما کمک می‌کنند به نحوه انطباق متقاضی با ویژگی‌های مدنظر (با توجه به شرح شغل ) پی‌‎ببرید. مثلاً ویژگی انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید.

در اینجا برخی از پرسش‌های رفتاری ارائه می‌شوند که کمک می‌کنند به انعطاف‌پذیری فرد پی ببرید.

  • «درباره مشکلی که با آن مواجه شدید و غلبه بر آن سختی خاصی داشت برایم بگویید.»
  • «توضیح بده وقتی این مشکل یا مانع پیش آمد در حال انجام چه کاری بودید؟.»
  • «چگونه با این چالش مبارزه کردید؟»
  • «نتیجه چه بود؟»
  • «این موقعیت چه تأثیری بر نگرش شما در برخورد با مشکلات مشابه خواهد گذاشت؟»

هرچقدر پاسخی که متقاضی می‌دهد مفصل‌تر باشد احتمال درستی آن بیشتر است. در مصاحبه، شما امیدوارید پیش از ارائه‌ی پیشنهاد به متقاضی، دقیق‌ترین تصویر ممکن از او را به دست آورید؛ دقیقاً به همین دلیل است که مصاحبه مبتنی بر رفتار خیلی خوب جواب می‌دهد.

 تجربه صنعت مشابه یا «بهترین ورزشکار»

بسیاری از مدیران فروش بر سر این موضوع بحث دارند که آیا بهتر است فردی که در صنعت شرکت‌شان تجربه دارد یا «بهترین ورزشکار» را (فردی با تجربه صنعتی محدود که مهارت‌های فروش استثنایی دارد) استخدام کنند.

این دوراهی جالب‌توجهی است. فرد دارای تجربه‌ درصنعت احتمالاً مجهز به شناخت محصول و خدمات، گروه ارزشمندی از مشتریان و رویکردی ماهرانه در رسیدگی به  خریداران با شخصیت‌های مختلف است. از سوی دیگر، ممکن است فرد دارای تجربه‌ درصنعت در انجام روش‌های خود بسیار مصمم باشد. شاید با نگاهی دقیق‌تر متوجه شویم که مشتریانی که این متقاضی(فروشنده) دارد خیلی ارزشمند نیستند زیرا ممکن است ترجیح دهند با کارفرمای قبلی فروشنده ادامه‌ی همکاری دهند.

از سوی دیگر، «بهترین ورزشکار» ویژگی‌هایی دارد که منطبق با شرح شغل است و احتمالاً در هر محیطی عملکرد خوبی خواهد داشت. ما عموماً طرفدار استخدام بهترین ورزشکار هستیم زیرا تحقیقات نشان می‌دهند افرادی که در فروش خوب هستند تقریباً به‌خوبی می‌توانند یاد بگیرند که هر چیزی را بفروشند. بااین‌وجود در شرایط زیر، کار عاقلانه‌ آن است که تجربه‌ درصنعت را به‌طور جدی موردتوجه قرار دهیم:

  • منحنی یادگیری (مربوط به ویژگی‌های محصول یا دانستن نحوه‌ی فروش به تصمیم‌گیرندگان سطح بالا) شیب تندی دارد و فکر می‌کنید طی کردن آن برای فرد استخدامی جدید بدون تجربه‌ درصنعت خیلی طول خواهد کشید.
  • فعالیت فروش شما در صنعتی است که شبکه‌ی کوچک به‌هم‌پیوسته‌ای از خریداران دارد و متقاضی شما در حال حاضر روابط خوبی با این خریداران بالقوه دارد.

اگر یکی از این نکات درباره سازمان شما صدق می‌کند، احتمالاً باید استخدام فرد دارای تجربه‌ درصنعت را در نظر داشته باشید. با این‌ وجود، به‌طورکلی فردی که بهترین تطابق را با شرح شغل دارد باید نامزد اصلی باشد.

انتخاب متقاضی مناسب

در این مرحله، باید متقاضیان را به‌گونه‌ای گزینش کرده باشید که حداکثر دو نفر برای معرفی به مدیرتان و یا تیم منابع انسانی باقی مانده باشند. این متقاضیان باید با مشخصات شرح شغل مطابقت داشته باشند و شما هم باید از دادن پیشنهاد همکاری به یکی از آن‌ها اطمینان داشته باشید. ابزار انتخاب متقاضی (پیوست الف) کمک خواهد کرد انتخاب خود را به دو نفر از بهترین متقاضیان محدود کنید.

ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما هرگز متقاضی‌ای را که نمی‌خواهید به تیم فروش بپیوندد پیش رئیس‌تان نفرستید.

در حالت ایده‌آل، باید یکی از اعضای تیم منابع انسانی بررسی‌ معرفی‌نامه را انجام دهد – زیرا پیرامون مسئله‌ی صحبت با کارفرمایان پیشین ملاحظات قانونی زیادی وجود دارد. درنهایت، وقتی آماده‌ی ارائه‌ی پیشنهاد بودید این موارد را در نظر داشته باشید:

  • وقتی تصمیم خود را گرفتید تا حد ممکن به سرعت پیشنهاد را ارائه دهید. متقاضیان محبوب خواهان بسیاری دارند.
  • برای متقاضی مهلتی جهت پاسخگویی تعیین کنید. (مدت‌زمان معقولی را در نظر بگیرید.)
  • ‌بگذارید متقاضی بداند از پیوستن او به تیم فروش چقدر هیجان‌زده‌اید و بر دلایل خود مبنی بر عالی بودن این فرصت شغلی تأکید کنید.

نکات کلیدی استخدام

  • ایجاد شرح شغل : اطمینان یابید که ویژگی‌های فردی و مهارت‌هایی را در برگیرد که برای موفقیت ضروری هستند (مانند انگیزه، وجدان کاری، درستکاری).
  • ایجاد بانک اطلاعاتی متقاضیان: همیشه، حتی وقتی که موقعیت شغلی خالی ندارید، بر ساخت بانک اطلاعاتی متقاضیان تمرکز داشته باشید.
  • مصاحبه: از پرسش‌های مبتنی بر رفتار استفاده کنید تا مشخص شود آیا متقاضیان ویژگی‌های شخصی تعیین‌شده از سوی شما را دارند یا نه.
  • انتخاب متقاضی مناسب: از ابزار انتخاب متقاضی برای کمک به ارزیابی و مقایسه‌ی متقاضیان استفاده کنید.

 مدیران فروش هر روز ده‌ها تصمیم می‌گیرند و ظاهراً لیست بی‌پایانی از وظایف را به انجام می‌رسانند. بنابراین، تمرین افزایش تمرکز و اولویت‌بندی امور مدیریتی از ارزش بالایی برخوردار است.

برچسب ها :